Die 10 häufigsten Fehler
beim Verwalterwechsel.
Aus der Praxis: Was schiefgehen kann
Ein Verwalterwechsel ist ein strukturierter Prozess – aber kein Selbstläufer. Ob als übernehmender oder als übergebender Verwalter: Bei Übergaben wiederholen sich bestimmte Fehler immer wieder.
Dieser Leitfaden listet die zehn häufigsten Probleme – und zeigt Ihnen, wie Sie diese vermeiden. Er gilt sowohl für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) als auch für Privatvermieter und Kapitalanleger.
Fehler 1: Nur ein Angebot einholen
Der häufigste Fehler überhaupt. Jemand empfiehlt eine Verwaltung, Sie haben ein gutes Gefühl, Sie unterschreiben. Sechs Monate später merken Sie, dass andere Verwaltungen besser, günstiger oder digitaler gearbeitet hätten.
So vermeiden Sie's: Holen Sie mindestens drei Angebote ein. Das ist kein Misstrauen – das ist professionell. Auch die Verwaltung, die am Ende den Zuschlag bekommt, ist froh, nach objektivem Vergleich ausgewählt zu sein.
Fehler 2: Die Verwalterin nie persönlich getroffen
Hausverwaltung ist ein Vertrauensverhältnis. Wer über Jahre hinweg mit Ihrer Immobilie, Ihren Mietern und Ihrem Geld arbeitet, sollte Ihnen sympathisch sein. PDFs und Prospekte sagen darüber nichts aus.
So vermeiden Sie's: Treffen Sie die Verwalterin persönlich – vor Ort, bei Ihnen oder in ihrem Büro. Falls das geografisch schwierig ist: Videokonferenz mit Kamera ist Pflicht. Kein Handschlag per E-Mail.
Fehler 3: Übergabe zu knapp geplant
Viele gehen davon aus, dass ein Verwalter innerhalb von zwei Wochen einen kompletten Bestand übernehmen kann. Das ist unrealistisch. Eine saubere Übergabe umfasst Hunderte Dokumente, Dutzende Verträge, Mieterakten, Bankvollmachten.
So vermeiden Sie's: Planen Sie 2-3 Monate Parallelbetrieb. In dieser Zeit übernimmt die neue Verwaltung schrittweise, der alte Verwalter steht für Rückfragen zur Verfügung. Das ist bei WEG-Wechseln ohnehin automatisch der Fall (Anfechtungsfrist + Übergabe). Hinweis: Diese 2-3 Monate sind ein konservativer Planungsrahmen; bei Aurimon verdichten wir die aktive Parallelphase im Regelfall auf rund 30 Tage.
Fehler 4: Den alten Verwalter zu früh informiert
Wer dem alten Verwalter ankündigt „Wir überlegen zu wechseln", bekommt oft eine von zwei Reaktionen: Entweder aggressive Abwehr („Das geht rechtlich gar nicht") oder plötzliche Liebenswürdigkeit („Alles wird besser!"). Beide sind unproduktiv.
So vermeiden Sie's: Informieren Sie den alten Verwalter erst nach der Entscheidung – bei WEG also nach dem Beschluss, bei Vermietern nach der Kündigung. Vor der Entscheidung bleiben die Verhandlungen mit Alternativen vertraulich.
Fehler 5: Emotional statt sachlich argumentieren
Unzufriedenheit mit der aktuellen Verwaltung ist emotional. Wer in der Versammlung mit Vorwürfen und Anschuldigungen kommt, mobilisiert oft Widerstand statt Unterstützung – auch wenn die Fakten auf Ihrer Seite sind.
So vermeiden Sie's: Arbeiten Sie mit sachlichen Dokumenten:
- Anzahl unbeantworteter E-Mails (mit Daten)
- Fehler in Nebenkostenabrechnungen (mit Beispielen)
- Kostenentwicklung der letzten 3 Jahre (Zahlen)
- Vergleichsangebote anderer Verwalter (konkret)
Keine Vorwürfe, keine „Gefühle" – Fakten. Damit erreichen Sie auch die Eigentümer, die bisher unentschieden waren.
Fehler 6: Verwaltungsbeirat nicht einbinden
Typisch bei WEG-Wechseln: Ein einzelner Eigentümer geht alleine gegen den Verwalter vor. Das endet oft in Blockaden – weil andere Eigentümer die Einzelaktion als „Streit zwischen zwei Personen" wahrnehmen.
So vermeiden Sie's: Holen Sie den Verwaltungsbeirat ins Boot. Der Beirat ist das offizielle Sprachrohr der Eigentümer gegenüber dem Verwalter. Wenn der Beirat geschlossen hinter dem Wechsel steht, folgen die meisten anderen Eigentümer.
Fehler 7: Nur auf den Preis schauen
Der günstigste Verwalter ist selten der beste. Verwaltung kostet Arbeit, und wer unter dem marktüblichen Preis anbietet, spart entweder an Qualität oder verdient sein Geld durch versteckte Zusatzkosten.
So vermeiden Sie's: Achten Sie auf die Gesamtrechnung über 5 Jahre:
- Monatspauschale
- Extra-Kosten für Sonderleistungen (Versammlung, NKA, Beschlüsse)
- Preisanpassungsklauseln
- Zeitaufwand für Sie (Rückfragen, Korrekturen)
Ein fairer Marktpreis liegt aktuell bei 18–30 Euro pro Wohneinheit/Monat. Alles deutlich darunter ist verdächtig, alles deutlich darüber sollte begründet sein (Premium-Service, Spezial-Objekt).
Fehler 8: Zertifizierung §26a WEG übersehen
Seit 1. Dezember 2023 haben WEG-Eigentümer das gesetzliche Recht auf einen zertifizierten Verwalter nach §26a WEG. Trotzdem werden oft Verwalter bestellt, die diese Qualifikation nicht haben – oder es zumindest nicht transparent machen.
So vermeiden Sie's: Fragen Sie aktiv nach der IHK-Zertifizierung. Lassen Sie sich den Nachweis vorlegen (Zertifikatsnummer, Prüfungsdatum, ausstellende IHK). Bei Mietverwaltung gibt es diese formale Zertifizierung nicht – hier zählen Erfahrung, Referenzen und eine belastbare Berufshaftpflichtversicherung.
Fehler 9: Kündigungsfrist übersehen
Viele Verwalterverträge enthalten automatische Verlängerungsklauseln. Wer die Kündigungsfrist verpasst, bindet sich unfreiwillig für ein weiteres Jahr. Besonders ärgerlich, wenn die Entscheidung zum Wechsel bereits gefallen ist.
So vermeiden Sie's: Prüfen Sie sofort den aktuellen Vertrag:
- Vertragsende: wann läuft der Vertrag regulär aus?
- Kündigungsfrist: meist 3 Monate, manchmal 6 Monate
- Form: schriftlich, empfohlen per Einschreiben
- Verlängerung: automatisch, wenn nicht rechtzeitig gekündigt?
Bei WEG gilt die Sonderregelung des §26 Abs. 3 WEG: Der Vertrag endet spätestens 6 Monate nach Abberufung, egal was im Vertrag steht.
Fehler 10: Die Mieter vergessen
Vermieter konzentrieren sich beim Wechsel auf die Verwaltung und die Übergabe – und vergessen die Mieter. Wenn Mieter von der Bankverbindung plötzlich überrascht werden oder nicht wissen, an wen sie sich wenden sollen, sinkt das Vertrauen.
So vermeiden Sie's: Informieren Sie Ihre Mieter mindestens 4 Wochen vor dem Wechsel:
- Wer ist ab wann Ansprechpartner?
- Welche Telefonnummer, welche E-Mail?
- Auf welches Konto geht die Miete?
- Bleiben alle Vereinbarungen gültig? (Ja)
Ein gemeinsames Anschreiben vom alten und neuen Verwalter ist die professionellste Lösung.
Fazit: Wer vorbereitet ist, vermeidet Probleme
Keiner dieser Fehler ist dramatisch – aber jeder einzelne kann den Wechselprozess verzögern, verteuern oder emotional belasten. Die gute Nachricht: Wer sich strukturiert vorbereitet und einen professionellen Übernehmenden einschaltet, vermeidet alle zehn Fehler automatisch.
Aurimon begleitet Sie durch den gesamten Prozess – von der ersten Einschätzung bis zur sauberen Übergabe. Wir bringen Erfahrung aus zahlreichen Wechseln mit und helfen Ihnen, Fallstricke zu umschiffen. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.