Die 10 häufigsten Fehler
beim Verwalterwechsel.

Aus der Praxis: Was schiefgehen kann

Ein Verwalterwechsel folgt einem klaren Ablauf, läuft aber nicht von allein. Ob als übernehmender oder als übergebender Verwalter: Bei Übergaben wiederholen sich bestimmte Fehler immer wieder.

Dieser Leitfaden listet die zehn häufigsten Probleme und zeigt, wie Sie sie vermeiden. Er gilt für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) ebenso wie für Privatvermieter und Kapitalanleger.

Den vollständigen Ablauf Schritt für Schritt lesen Sie in unserem Leitfaden Hausverwaltung wechseln: Ablauf, Fristen & 7 Schritte; speziell für Wohnungseigentümer im Leitfaden WEG-Verwalterwechsel 2026.

Fehler 1: Nur ein Angebot einholen

Der häufigste Fehler überhaupt. Jemand empfiehlt eine Verwaltung, Sie haben ein gutes Gefühl, Sie unterschreiben. Sechs Monate später merken Sie, dass andere Verwaltungen besser, günstiger oder digitaler gearbeitet hätten.

So vermeiden Sie’s: Holen Sie mindestens drei Angebote ein. Das ist kein Misstrauen, sondern Sorgfalt. Auch die Verwaltung, die am Ende den Zuschlag bekommt, weiß gern, dass sie nach einem Vergleich ausgewählt wurde.

Fehler 2: Die Verwalterin nie persönlich getroffen

Hausverwaltung ist ein Vertrauensverhältnis. Wer über Jahre hinweg mit Ihrer Immobilie, Ihren Mietern und Ihrem Geld arbeitet, sollte Ihnen sympathisch sein. PDFs und Prospekte sagen darüber nichts aus.

So vermeiden Sie’s: Treffen Sie die Verwalterin persönlich: vor Ort, bei Ihnen oder in ihrem Büro. Falls das geografisch schwierig ist: Videokonferenz mit Kamera ist Pflicht. Kein Handschlag per E-Mail.

Fehler 3: Übergabe zu knapp geplant

Viele gehen davon aus, dass ein Verwalter innerhalb von zwei Wochen einen kompletten Bestand übernehmen kann. Das ist unrealistisch. Eine saubere Übergabe umfasst Hunderte Dokumente, Dutzende Verträge, Mieterakten, Bankvollmachten.

So vermeiden Sie’s: Planen Sie die Übergabe mit der bisherigen und der neuen Verwaltung. Legen Sie fest, wann Unterlagen und Vollmachten vorliegen müssen und wer in der Übergangszeit welche Aufgaben übernimmt. Bei WEG-Wechseln entsteht durch die Anfechtungsfrist kein automatischer Parallelbetrieb. Bei Aurimon ist eine strukturierte Übergabe von rund 30 Tagen vorgesehen; der tatsächliche Beginn hängt von Bestellung, Vertrag und verfügbaren Unterlagen ab.

Fehler 4: Den alten Verwalter zu früh informiert

Wer dem alten Verwalter ankündigt „Wir überlegen zu wechseln“, bekommt oft eine von zwei Reaktionen: Entweder aggressive Abwehr („Das geht rechtlich gar nicht“) oder plötzliche Liebenswürdigkeit („Alles wird besser!“). Beide sind unproduktiv.

So vermeiden Sie’s: Informieren Sie den alten Verwalter erst nach der Entscheidung: bei WEG also nach dem Beschluss, bei Vermietern nach der Kündigung. Vor der Entscheidung bleiben die Verhandlungen mit Alternativen vertraulich.

Fehler 5: Emotional statt sachlich argumentieren

Unzufriedenheit mit der aktuellen Verwaltung ist emotional. Wer in der Versammlung mit Vorwürfen und Anschuldigungen kommt, mobilisiert oft Widerstand statt Unterstützung, auch wenn die Fakten auf Ihrer Seite sind.

So vermeiden Sie’s: Arbeiten Sie mit sachlichen Dokumenten:

• Anzahl unbeantworteter E-Mails (mit Daten)
• Fehler in Nebenkostenabrechnungen (mit Beispielen)
• Kostenentwicklung der letzten 3 Jahre (Zahlen)
• Vergleichsangebote anderer Verwalter (konkret)

Keine Vorwürfe, keine „Gefühle“, sondern Fakten. Damit erreichen Sie auch die Eigentümer, die bisher unentschieden waren.

Fehler 6: Verwaltungsbeirat nicht einbinden

Typisch bei WEG-Wechseln: Ein einzelner Eigentümer geht alleine gegen den Verwalter vor. Das endet oft in Blockaden, weil andere Eigentümer die Einzelaktion als „Streit zwischen zwei Personen“ wahrnehmen.

So vermeiden Sie’s: Holen Sie den Verwaltungsbeirat ins Boot. Der Beirat ist das offizielle Sprachrohr der Eigentümer gegenüber dem Verwalter. Wenn der Beirat geschlossen hinter dem Wechsel steht, folgen die meisten anderen Eigentümer.

Fehler 7: Nur auf den Preis schauen

Eine niedrige Pauschale sagt für sich genommen wenig über den Leistungsumfang aus. Prüfen Sie, welche Aufgaben enthalten sind und welche Zusatzkosten vereinbart werden.

So vermeiden Sie’s: Achten Sie auf die Gesamtrechnung über 5 Jahre:

• Monatspauschale
• Extra-Kosten für Sonderleistungen (Versammlung, NKA, Beschlüsse)
• Preisanpassungsklauseln
• Zeitaufwand für Sie (Rückfragen, Korrekturen)

Vergleichen Sie Pauschale und Sondervergütungen anhand desselben Leistungsumfangs. Abweichende Preise sollten anhand des Angebots nachvollziehbar sein. Hinweise dazu finden Sie im Beitrag zu den Kosten der WEG-Verwaltung.

Fehler 8: Zertifizierung § 26a WEG übersehen

Zur ordnungsmäßigen WEG-Verwaltung gehört grundsätzlich die Bestellung eines zertifizierten Verwalters (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Neben der IHK-Prüfung werden die in § 7 ZertVerwV genannten Qualifikationen anerkannt. Eine Ausnahme besteht, wenn weniger als neun Sondereigentumsrechte bestehen, ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt ist und weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt. Für die Bezeichnung einer Gesellschaft gelten zusätzlich die Voraussetzungen des § 8 ZertVerwV.

So vermeiden Sie’s: Lassen Sie sich den einschlägigen Nachweis vorlegen. Für die reine Mietverwaltung besteht diese WEG-Zertifizierungsvorgabe nicht. Hier sollten Sie insbesondere die Erfahrung, den Leistungsumfang und die Berufshaftpflicht prüfen.

Fehler 9: Kündigungsfrist übersehen

Viele Verwalterverträge enthalten automatische Verlängerungsklauseln. Wer die Kündigungsfrist verpasst, bindet sich unfreiwillig für ein weiteres Jahr. Besonders ärgerlich, wenn die Entscheidung zum Wechsel bereits gefallen ist.

So vermeiden Sie’s: Prüfen Sie sofort den aktuellen Vertrag:

• Vertragsende: wann läuft der Vertrag regulär aus?
• Kündigungsfrist: meist 3 Monate, manchmal 6 Monate
• Form: schriftlich, empfohlen per Einschreiben
• Verlängerung: automatisch, wenn nicht rechtzeitig gekündigt?

Bei WEG gilt die Sonderregelung des § 26 Abs. 3 WEG: Der Vertrag endet spätestens 6 Monate nach Abberufung, egal was im Vertrag steht.

Fehler 10: Die Mieter vergessen

Vermieter konzentrieren sich beim Wechsel auf die Verwaltung und die Übergabe. Die Mieter geraten dabei aus dem Blick. Wenn Mieter von der Bankverbindung plötzlich überrascht werden oder nicht wissen, an wen sie sich wenden sollen, sinkt das Vertrauen.

So vermeiden Sie’s: Informieren Sie Ihre Mieter mindestens 4 Wochen vor dem Wechsel:

• Wer ist ab wann Ansprechpartner?
• Welche Telefonnummer, welche E-Mail?
• Auf welches Konto geht die Miete?
• Bleiben alle Vereinbarungen gültig? (Ja)

Am besten schreiben alter und neuer Verwalter die Mieter gemeinsam an.

Fazit: Wer vorbereitet ist, vermeidet Probleme

Keiner dieser Fehler ist für sich genommen dramatisch. Jeder einzelne kann den Wechsel aber verzögern oder verteuern. Wer den Ablauf vorher durchgeht und die Übernahme früh mit dem neuen Verwalter abstimmt, hat die meisten dieser Punkte bereits abgeräumt.

Aurimon begleitet Sie durch den gesamten Prozess, von der ersten Einschätzung bis zur Übergabe. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.