Betriebskostenabrechnung 2026:
Fristen, Kosten & Prüf-Checkliste.

Kurzantwort: Eine Betriebskostenabrechnung muss den Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erreichen (§ 556 Abs. 3 BGB). Umlagefähig ist nur, was die Betriebskostenverordnung (BetrKV) als laufende Betriebskosten nennt. Verwaltungskosten, Reparaturen und Leerstand gehören nicht dazu. Neu sind 2026 vor allem drei Punkte: Kabelgebühren sind raus, die CO₂-Kosten teilen sich Vermieter und Mieter nach einem Stufenmodell, und nicht fernablesbare Verbrauchszähler müssen bis zum 31. Dezember 2026 ausgetauscht sein.

Was zur Betriebskostenabrechnung gehört

Mit der Betriebskostenabrechnung (umgangssprachlich Nebenkostenabrechnung) rechnet der Vermieter die im Abrechnungszeitraum tatsächlich entstandenen, umlagefähigen Kosten gegen die geleisteten Vorauszahlungen ab. Ergebnis ist eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Welche Kostenarten überhaupt „Betriebskosten“ sind, regelt abschließend die Betriebskostenverordnung (BetrKV); die mietrechtlichen Spielregeln stehen in § 556 BGB.

Grundvoraussetzung ist eine wirksame Vereinbarung im Mietvertrag: Nur Kosten, deren Umlage vereinbart wurde, dürfen abgerechnet werden. Der übliche Verweis auf „die Betriebskosten im Sinne der BetrKV“ genügt dafür in der Regel. Eine nicht vereinbarte Position bleibt beim Vermieter.

Umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten

§ 2 BetrKV führt die umlagefähigen Betriebskosten in 17 Positionen auf. Die in der Praxis wichtigste Abgrenzung:

„Sonstige Betriebskosten“ (§ 2 Nr. 17 BetrKV) sind nur umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt sind. Ein pauschaler Sammelposten reicht nicht.

Fristen, die über bares Geld entscheiden

Bei den Fristen entscheidet sich, ob eine Nachforderung überhaupt durchsetzbar bleibt (§ 556 Abs. 3 BGB):

• Abrechnungsfrist: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Maßgeblich ist der Zugang, nicht der Versand. Für das Kalenderjahr 2025 ist Stichtag der 31. Dezember 2026.
• Ausschluss der Nachforderung: Versäumt der Vermieter die Frist, ist eine Nachforderung ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB), es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters bleibt davon unberührt und ist auszuzahlen.
• Einwendungsfrist: Der Mieter muss Einwendungen innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung erheben; danach sind sie grundsätzlich ausgeschlossen, sofern er die Verspätung zu vertreten hat.

Für Vermieter in der Prignitz, in Brandenburg und Mecklenburg-Vorpommern gilt dasselbe Bundesrecht. Regionale Sonderregeln gibt es bei diesen Fristen nicht.

Nach welchem Schlüssel verteilt wird

Wie die Gesamtkosten auf die Mieter verteilt werden, regelt vorrangig der Mietvertrag. Fehlt eine Vereinbarung, gilt nach § 556a Abs. 1 BGB die Wohnfläche als gesetzlicher Verteilerschlüssel. Wo der Verbrauch erfasst wird, ist nach Verbrauch abzurechnen.

Für Heiz- und Warmwasserkosten gibt die Heizkostenverordnung den Rahmen vor: mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach erfasstem Verbrauch, der Rest nach Fläche. Eine reine Flächenverteilung ist bei verbrauchserfassten Gebäuden unzulässig.

Drei Neuerungen 2026: CO₂-Kosten, Kabelgebühren und fernablesbare Zähler

CO₂-Kosten teilen sich Vermieter und Mieter. Seit dem 1. Januar 2023 beteiligt das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG) den Vermieter an den CO₂-Kosten für Gas und Öl. Für Wohngebäude gilt ein Zehn-Stufen-Modell: je schlechter die Energieeffizienz (Kilogramm CO₂ pro Quadratmeter und Jahr), desto höher der Vermieteranteil, bis zu 95 Prozent in der höchsten Stufe (mehr als 52 kg CO₂/m²·a). Bei Nichtwohngebäuden gilt vorerst eine pauschale 50/50-Aufteilung (§ 8 CO2KostAufG). Der maßgebliche CO₂-Preis bewegt sich 2026 im gesetzlichen Korridor von 55 bis 65 Euro je Tonne. Der Vermieteranteil ist in der Abrechnung auszuweisen.

Kabelgebühren sind raus. Mit dem Ende des Nebenkostenprivilegs (§ 230 Abs. 5 TKG, Übergangsfrist bis 30. Juni 2024) dürfen Gebühren für Kabel-/TV-Sammelverträge seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr als Betriebskosten umgelegt werden. Für Abrechnungen der Jahre 2025 und 2026 müssen diese Posten vollständig entfallen.

Fernablesbare Zähler bis Ende 2026. Nicht fernablesbare Ausstattungen zur Verbrauchserfassung – Heizkostenverteiler, Wärme- und Warmwasserzähler –, die bis zum 1. Dezember 2021 installiert wurden, müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht sein (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV). Ausgenommen ist nur der Einzelfall, in dem die Umrüstung technisch nicht möglich wäre oder zu einer unbilligen Härte führte. Versäumt der Gebäudeeigentümer die Frist, darf der Mieter seinen Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten um 3 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV). Für Vermieter heißt das: Bestandsaufnahme jetzt, Beauftragung des Messdienstleisters vor dem Jahreswechsel. Innerhalb einer Eigentümergemeinschaft greift dieses Kürzungsrecht nicht gegenüber der Gemeinschaft (§ 12 Abs. 1 Satz 4 HeizkostenV) – dort ist der rechtzeitige Beschluss über den Austausch die eigentliche Aufgabe.

Betriebskostenabrechnung prüfen: die Checkliste

Ob als Vermieter zur Eigenkontrolle oder beim Nachrechnen, diese Punkte kommen zuerst:

1. Frist gewahrt? Zugang innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums.
2. Nur umlagefähige Positionen? Keine Verwaltungskosten, keine Reparaturen, keine Kabelgebühren.
3. Richtiger Verteilerschlüssel? Wohnfläche bzw. Verbrauch, konsistent zu Vertrag und Heizkostenverordnung.
4. Vorauszahlungen vollständig gegengerechnet?
5. Leerstand korrekt getragen? Nicht auf die Mieter verteilt.
6. CO₂-Anteil des Vermieters ausgewiesen?
7. Verbrauchserfassung fernablesbar? Sonst droht ab 2027 ein Kürzungsrecht von 3 Prozent.

Mieter haben Anspruch auf Belegeinsicht. Die Belege müssen also greifbar sein, in der Praxis oft über ein digitales Eigentümerportal. Konkrete Streitfälle (etwa eine bestrittene Position) sind Einzelfälle und sollten qualifiziert geprüft werden; dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen (FAQ)

Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung beim Mieter sein?

Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss die Abrechnung dem Mieter zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Maßgeblich ist der Zugang, nicht der Versand. Für das Abrechnungsjahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026.

Welche Kosten sind nicht umlagefähig?

Verwaltungskosten, Instandhaltungs- und Reparaturkosten sowie Leerstandskosten trägt der Vermieter und darf sie bei Wohnraum nicht auf die Mieter umlegen. Seit dem Wegfall des Nebenkostenprivilegs sind außerdem Kabel-/TV-Sammelgebühren nicht mehr umlagefähig.

Was passiert, wenn der Vermieter die Abrechnungsfrist verpasst?

Nach Ablauf der Zwölfmonatsfrist ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB), es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters muss dagegen auch nach Fristablauf ausgezahlt werden.

Nach welchem Schlüssel werden Betriebskosten verteilt?

Vorrangig nach der Vereinbarung im Mietvertrag. Fehlt sie, gilt die Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 BGB). Heiz- und Warmwasserkosten sind nach der Heizkostenverordnung zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach erfasstem Verbrauch abzurechnen.

Wie funktioniert die CO₂-Kostenaufteilung?

Seit 2023 teilt das CO2KostAufG die CO₂-Kosten von Gas- und Ölheizungen zwischen Vermieter und Mieter auf. Bei Wohngebäuden bestimmt ein Zehn-Stufen-Modell den Vermieteranteil je nach energetischer Qualität – bis zu 95 Prozent bei sehr ineffizienten Gebäuden. Der Anteil ist in der Abrechnung auszuweisen.

Wie lange hat der Mieter Zeit, der Abrechnung zu widersprechen?

Einwendungen muss der Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung erheben (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach sind sie grundsätzlich ausgeschlossen, sofern er die Verspätung zu vertreten hat. Das Recht auf Belegeinsicht besteht innerhalb dieser Frist.

Müssen Heizkostenverteiler bis Ende 2026 fernablesbar sein?

Wenn sie bis zum 1. Dezember 2021 installiert wurden: ja. Diese Geräte müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV); ausgenommen ist nur der Einzelfall, in dem das technisch nicht möglich wäre oder zu einer unbilligen Härte führte. Fehlt die fernablesbare Ausstattung danach, darf der Mieter seinen Anteil an den Heiz- und Warmwasserkosten um 3 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV). Im Verhältnis des einzelnen Wohnungseigentümers zur Gemeinschaft gilt dieses Kürzungsrecht nicht (§ 12 Abs. 1 Satz 4 HeizkostenV).

Fazit

An einer Betriebskostenabrechnung entscheiden fünf Dinge: die Zwölfmonatsfrist, die Beschränkung auf die umlagefähigen Positionen der BetrKV, der richtige Verteilerschlüssel, der ausgewiesene CO₂-Anteil und – ab dem Abrechnungsjahr 2027 – die fernablesbare Verbrauchserfassung. Wer die Frist reißt, verliert die Nachforderung. Vermieter, die diesen Aufwand nicht selbst tragen wollen, geben die Abrechnung an eine Verwaltung ab, in der Prignitz, in Brandenburg und Mecklenburg-Vorpommern.